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南开大学公文处理办法

第一章 总则

 第一条 为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号），结合学校实际，制定本办法。

 第二条 公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策， 公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

 第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作，应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

 第四条 学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

 第五条 学校办公室主管学校的公文处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 

公文种类第六条 常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关 单位和人员、变更或撤销校内各单位不适当的决定事项。

（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（四）公告。适用于向校内外宣布重要事项。

（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的 事项。

（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）通知。适用于发布、传达要求校内各单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（八）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（九）报告。适用于学校向上级机关或校内各单位向学校汇报工作、反映情况、回复询问。

（十）请示。适用于学校向上级机关或校内各单位向学校请求指示、批准。

（十一）批复。适用于学校答复校内各单位请示事项。

（十二）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、 印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文必须根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和 保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当标注“特急”或“加急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

公文信函格式的发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称。

我校常用的发文机关标志有：中共南开大学委员会文件、南开大学文件、南开大学办公室文件、中共南开大学委员会、南开 大学、南开大学办公室。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

我校常用的发文机关代字有：南党发、南党、南党请、南党报、南党函，南发字、南办发、南请、南报、南函、南外函、南开港澳台。

一般应依据公文内容确定发文机关标志和发文字号（附件7）。未编发文字号但以学校党委、行政或学校办公室名义印发的公文，与正式公文具有同等效力。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。标题中除 法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机 关印章，并与署名机关相符。除特殊情况外，校内下发的普发性 文件一般不加盖公章。

（十四）附注。公文印发传达范围、信息公开属性、联系人和联系电话等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第八条 校内各单位向学校或校内各单位之间行文，公文标题一般使用 2 号小标宋体字，正文一般使用 3 号仿宋体字，标题、主送机关、正文、附件说明、单位署名、成文日期、印章、附注、 附件等要素应当齐备，具体版式按照《南开大学公文格式》（附件6）执行。公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第九条 公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的 机关。

第十二条 学校向上级机关或校内各单位向学校行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

校内各单位向学校行文，主送机关应当为“学校办公室”，须经本单位负责人审核，加盖公章，并附注审核人、联系人和联系电话（式样见附件 6）。

（二）校内职能部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校同意或授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报 送上级主管部门。

校内各单位公文事项如属于校内职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送该职能部门，不必向学校行文。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹 带请示事项。请示不能多头报送。

（四）学校只接受二级单位的请示、报告。二级单位的下属单位或挂靠单位需要向学校报送请示、报告的，应当征得二级单位同意，并以二级单位的名义上报。

（五）校内各单位上报学校的请示、报告，如涉及其他单位职权范围内的事项，上报前应当与相关单位进行协商，并将协商结果体现在请示、报告中；如需发文，还应当请相关单位负责人在公文拟稿单上会签。

（六）除学校领导直接交办事项外，不得以本单位名义直接向学校领导个人报送请示或报告，不得以本单位负责人个人名义向学校报送请示或报告。

    第十三条 学校向校内各单位行文，应当遵循以下规则：

  （一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。

  （二）学校办公室根据学校党委、行政授权，可以向校内各单位行文。

  （三）其他单位职权范围内的工作如需以学校名义向下正式行文，可由学校批转或学校办公室转发；如公文内容涉及多个单位，主办单位应当与相关单位协商一致，未协商一致的，不得行文。

    第十四条 学校统一对外正式行文，由学校办公室办理，其他单位不得以学校名义对外正式行文。

   根据学校授权，国际学术交流处可以学校名义对外行外事类常规公文，政策性或涉及重要事务的外事类公文由学校行文。

   具有校级组织性质并接受双重领导的单位（如学校纪委），可 以本单位名义对外正式行文。

   学校党委和行政，学校党委或行政与其他同级机关必要时可以联合行文。

第五章 公文拟制和发文办理

    第十五条 公文拟制和发文办理包括公文的起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等程序，适用于以学校党委、行政 或学校办公室名义发文，也可参照适用于校内各单位行文。

    第十六条 公文起草应当做到：

   （一）符合法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同我校现行有关公文相衔接。

   （二）分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

   （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准 确，文字精炼。

   （四）文种正确，格式规范。

   （五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

   （六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须 征求相关单位意见，力求达成一致。

   （七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

    第十七条 公文文稿起草完成后，需要正式发文的，主办单位应当按照《南开大学发文流程》（附件 2），填写《南开大学公文拟稿单》（附件 3），连同公文文稿、有关附件和背景材料（上级文件、领导批示件等）一并报送学校办公室进行审核、办理。主办单位应当在《南开大学公文拟稿单》（附件 3）中明确拟发公文的信息公开属性，建议“依申请公开”或“不予公开”的，应当书面说明理由。

    根据公文内容，主办单位应当在《南开大学公文拟稿单》（附件 3）中明确公文是否需要定密；如需定密，应当按照《南开大学国家秘密事项确定和变更管理规定》办理有关手续。

    重要或涉及面广的公文，主办单位应当先以请示形式经学校办公室报学校领导审批，同意发文后，再按流程办理。

    第十八条 公文文稿签发前，应当由学校办公室进行审核的重点是：

   （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

 应当严格控制发文数量和发文规格。学校有明文规定仍然适用的，不再重复发文。能够以学校办公室名义发文的，不以学校党委或行政名义发文；能够以纪要、便函、白头件或信息等形式印发的，不以文件形式印发。

   （二）内容是否符合法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

   （三）涉及相关单位职权范围内的事项是否已经协商、会签。

   （四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、 数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

   需要党委全委会议、党委常委会议或校长办公会议审议的重要公文文稿，审议前由学校办公室进行初核。

    第十九条 审核后的公文文稿，按照下列原则进行处理：

   （一）经审核不宜发文的，由学校办公室退回起草单位并说明理由。

   （二）符合发文条件但内容需作进一步研究和较大幅度修改的，由起草单位修改后重新报送。

   （三）符合发文条件但内容需作技术性修改的，由学校办公 室负责，涉及实质性内容的，应当征求起草单位意见。

   第二十条 审核、修改后符合发文条件的公文文稿，应当根据学校办公室负责人提出的拟办意见，送有关学校领导签发。

   （一）以学校名义制发的上行文，一般由学校主要领导签发。

   （二）以学校名义制发的平行文和下行文，属于事务性或业务性较强的，一般由学校分管领导签发；属于内容重要或涉及面 广的，一般由学校主要领导签发。

  （三）经党委全委会议、党委常委会议或校长办公会议审议通过的公文，一般由会议主持人签发。

  （四）以学校办公室名义制发的公文，可由学校办公室负责人签发。

  （五）以学校党委和行政名义联合制发的公文，由学校党政主要领导共同签发。其他形式的联合发文，由所有联署机关的负责人会签。

  签发人签发公文，应当签署明确意见、姓名和完整日期。圈阅或签名的，视为同意。

  学校领导未签发公文，但提出修改意见的，由学校办公室或起草单位根据意见修改完善后，再次报送学校领导签发。

   第二十一条 公文一经签发，不得随意更改，如需作实质性 修改，应当报签发人审核。

   第二十二条 发文办理的主要程序是：

  （一）复核。已经签发的公文，学校领导如提出修改意见，由学校办公室或起草单位进行修改完善。

   未提出修改意见，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；复核时如需作实质性修改，应当报签发人审核。

   重要公文应当由起草单位负责人进行校对。

   （二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

   （三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

    校内普发性公文一般不印发纸质文件。确实需要下发纸质文件的，主办单位应当严格按照实际需要确定印制份数。 

   （四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后由主办单位分发或上报，校内下发文件由学校 办公室在办公网发布。

第六章 收文办理

    第二十三条 收文办理适用于校内各单位上报学校的请示、报告，以及来自教育部、天津市和其他单位的公文。收文办理应当遵循《南开大学收文流程》（附件 1），主要程序是：

  （一）签收。校内外来文由学校办公室签收，应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。

  除直接交办事项外，学校领导不直接收取校内各单位的请示、报告。各单位收到或外出开会带回主送机关为学校的正式公文，应当交学校办公室登记，不得自行签批或传阅。

  （二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

  （三）初审。对收到的公文应当进行初审。

  校内来文初审的重点是：是否应当由学校办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的校内来文，应当填写《南开大学退文通知单》（附件 5），及时退回来文单位。

  校外来文初审的重点是：批办性公文是否应当由学校办理，阅知性公文是否涉及学校；是否在人员、时间、地点等方面存在 明显错误。

  （四）承办。符合规定的校内外来文由学校办公室负责人提出拟办意见报学校领导批示，再根据领导批示和工作需要转有关单位办理。

  需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。紧急公文应 当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的，应当及时退回学校办公室并说明理由。

  （五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、 误传、延误。公文阅后应当退回学校办公室，不得横传。

  审批公文时，属于批办性的，主批人应当签署明确意见、姓名和审批日期，其他审批人签名或圈阅视为同意；属于阅知性的， 审批人签名或圈阅视为已阅知。

  （六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或重要公文应当由专人负责催办。

  （七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

   第二十四条 涉密公文应当通过机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第七章 公文管理

   第二十五条 学校办公室对全校公文管理工作进行统筹。各单位应当参照学校规定，建立健全本单位公文管理制度，确保管 理严格规范，充分发挥公文效用。

上级和学校发送到各单位的公文（包括纸质文件和电子文件），应当安排专人负责管理，认真填写《南开大学文件阅办单》

（附件 4），及时组织传阅办理。对涉密公文和其他机要文件，应严格遵循有关保密规定做好保管、使用、清退、销毁工作

  第二十六条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同 等效力。

第二十七条 上级机关的公文，除绝密或注明不准复制的以外，经学校领导批准，学校办公室可以复制、转发。复制的上级 机关公文视同原件管理。

第二十八条 公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的， 视为自废止之日起失效。

第二十九条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档 案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

第三十条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销